Recepcja jest miejscem pierwszego kontaktu klienta z firmą. To właśnie tu od razu widoczne są standardy obsługi klienta oraz klimat panujący w firmie.
Przez recepcję przechodzi większość informacji, które pełnią następujące funkcje:
- informacyjną – sekretariat jest centrum informacyjnym, gdzie dokonujemy selekcji informacji.
- reprezentacyjną – jest również miejscem pierwszego kontaktu oraz pierwszego wrażenia.
- regulacyjną – jest także miejscem kontaktów bezpośrednich i telefonicznych szefa z otoczeniem firmy.
Recepcja odgrywa bardzo ważną rolę podczas przyjmowania interesantów. Należy kierować się zasadami savoir-vivre’u:
- Natychmiast po wejściu interesanta powinno się przerwać dotychczasowe czynności, w sytuacji jeśli jest to niemożliwe, maksymalnie przyspieszyć ich zakończenie.
- Następnie powitać interesanta oraz przedstawić się, poprosić o zdjęcie wierzchniego okrycia i wskazać miejsce do spoczynku.
- Ustalić imię i nazwisko oraz cel wizyty.
- Sprawdzić w terminarzu, czy gość był umówiony i czy przybył w odpowiednim czasie.
- Jeśli był umówiony, poinformować szefa o jego przybyciu i wprowadzić do gabinetu.
- W sytuacji, gdy interesant nie był umówiony Asystentka powinna zadecydować, czy rozmowę musi przeprowadzić szef, czy może to zrobić inny pracownik.
- Jeżeli gościa musi przyjąć szef, należy pozyskać informacje czy i kiedy będzie mógł przyjąć gościa.
- Oczekujących gości należy zająć rozmową oraz zaproponować kawę lub herbatę.
Profesjonalna Bizneswoman powinna mieć na uwadze poniższe zasady:
- Nie wpuszczać do gabinetu szefa nikogo, podczas gdy ten rozmawia z interesantem lub pracownikiem, bądź prowadzi rozmowę telefoniczną.
- Organizować rozmowy szefa tylko z tymi gośćmi, którzy faktycznie wymagają jego osobistego udziału w załatwieniu sprawy, pozostałych kierować do odpowiednich pracowników firmy.
- W taktowny sposób ograniczać czas wizyt gościa, przedłużające się wizyty, szczególnie te nieplanowane, powinny być grzecznie przerywane.
Bardzo ważnym instrumentem kształtowania wizerunku firmy jest telefon. Szybkość odebranego połączenia, uprzejmy ton głosu, życzliwe podejście do interesantów spowodują pozytywny odbiór i wizerunek firmy.
A jakie są Wasze doświadczenia związane z pierwszym kontaktem w firmach? Zapraszam do komentowania.
