Priorytetyzacja zadań to działanie mające na celu ustalenie maksymalnie obiektywnej wartości każdego z przedsięwzięć. Wymaga to wcześniejszego zdefiniowania indywidualnych kryteriów względem których zostaną ocenione wszystkie inicjatywy.
Etap priorytetyzacji kończy się więc względnym usystematyzowaniem wszystkich inicjatyw – od tych najbardziej wartościowych do projektów o najniższej wartości.
Jedną z metod priorytetyzacji zadań jest metoda macierzy zarządzania czasem. Zawiera ona cztery pola, które charakteryzują się dwoma kryteriami: ważnością i pilnością.
Stosując macierz zarządzania czasem w polu A należy wpisać zadania, które uważamy za pilne i ważne. To sprawy, które nie cierpią zwłoki, a nie zostały zakończone tylko z powodu naszej lekkomyślności. Musimy je wykonań samemu i to w jak najkrótszym czasie.
W polu B powinny znaleźć się sprawy, które nie wymagają natychmiastowego wykonania, ale są dla nas ważne i wpływają na naszą przyszłość. Mogą to być studia podyplomowe, kurs językowy czy też wizyta u dentysty. Warto systematycznie poświęcać im trochę czasu, aby nie znalazły się w polu A, gdyż wówczas szansa powodzenia będzie już niewielka.
Zadaniami z pola C nie warto sobie zaprzątać głowy – należy je zlecić podwładnemu lub koledze.
Zadania z pola D są niepilne i nieważne, należy je po prostu wyrzucić ze swojego harmonogramu.
Specjaliści radzą, aby przy doborze zadań kierować się zasadą Pareto. Mówi ona, że 20% czasu naszej pracy przyczynia się do aż 80% wszystkich efektów, a pozostałe 80% czasu daje tylko 20% wyników. Oznacza to, że aż 80% spraw, którymi się zajmujemy, to sprawy małej wagi i niewiele przybliżające nas do wyznaczonego celu.
Aby zaoszczędzić jak najwięcej czasu, warto stosować kilka zasad ułatwiających planowanie i wykonywanie zadań. Są to:
- Określ ramy czasowe zadania, ponieważ zadanie bez wyznaczonego czasu wykonania trwa nieskończenie długo.
- Wyznacz ostateczny termin zadania, ale pamiętaj, że jeśli pierwszy raz podejmujesz się je wykonać, warto zostawić sobie niewielki zapas czasu na rozwiązanie niespodziewanych trudności.
- Jeżeli nie zmieścisz się w wyznaczonym terminie, wyznacz realny czas na dokończenie czynności. Często nasze niepowodzenia wynikają nie z błędów w planowaniu, ale z błędów w realizacji naszych zamierzeń. Dodatkowo człowiek ma naturalną tendencję uznawania zadań rozpoczętych za już zakończone.
- Jeśli uda ci się dotrzymać planu, ufunduj sobie nagrodę.
- Planuj szczegółowo i pamiętaj, że nieprawdą jest, że droga nie trwa. Najczęściej do pracy spóźniają się osoby, które mieszkają w sąsiednim budynku.
- Zadania planuj blokowo, ponieważ dwa podobne zadania wykonywane razem trwają krócej, niż przedzielone dłuższą przerwą.
- Koncentruj się na ograniczonej liczbie zadań, ponieważ nie zawsze sprawdza się powiedzenie, że jeśli chcesz robić biegle, rób równolegle.
- Ćwicz zlecanie zadań pilnych i nieważnych, ale unikaj wydawania poleceń.
- Unikaj niepotrzebnych spotkań, telefonów i e-maili. W czasie pracy wyłącz telewizor, schowaj głęboko dzisiejszą prasę oraz wyjmij wtyczkę kabla z podłączeniem do internetu.
- Uporządkuj swoje otoczenie, ale nie bądź biurokratką.
Raz na rok:
- ustal z szefem rezultaty, jakie powinnaś osiągnąć,
- przeanalizuj zakres swojej pracy,
Raz na pół roku:
- oceń postępy ze swoim szefem,
- jeśli jest taka potrzeba, skoryguj cele,
Co miesiąc:
- określ kluczowe obszary,
- określ szczegółowe zadania i umieść je w czasie,
Co tydzień:
- wykonaj zadania niedokończone z poprzedniego tygodnia,
- pozostaw sobie trochę czasu na nieprzewidziane wydarzenia,
- zaplanuj dzień następny,
Codziennie:
- przejrzyj terminarz spotkań,
- przygotuj wykaz spraw do załatwienia,
- zaplanuj zlecanie zadań i załatwienie spraw nieformalnych.
A jaki jest Wasz sposób na orgaznizację czasu pracy? Zapraszam do komentowania.
