Czy wiesz jak ważne jest ciągłe doskonalenie oraz w jaki sposób poprawa procesów w Twojej firmie może wpłynąć na zadowolenie klienta? Kolejny wpis dotyczy metody optymalizacji procesów – DMAIC, której głównym celem jest obiektywne spojrzenie na zaistniały problem i zrozumienie go poprzez zastosowanie analizy statystycznej bazującej na faktach.
DMAIC to skrót pochodzący od angielskich słów:
- Define – definiowanie,
- Measure – pomiar,
- Analyze – analiza,
- Improve – usprawniaj,
- Control – kontroluj.
W pierwszym etapie (define) powołaj zespół do analizy problemu i określ role i obowiązki każdego z członków zespołu. Bardzo ważne jest, aby ustalić cele zespołu, etapy poszczególnych części procesu oraz przeglądy mające na celu podsumowanie całego procesu w organizacji. Dokładnie zdefiniuj nurtujący Cię problem, na podstawie dostępnych danych i pamiętaj, aby określony przez Ciebie cel był SMART. Następnie zidentyfikuj klienta, aby mieć pewność kto jest bezpośrednio dotknięty przez problem oraz jakim kosztem.
W kolejnym kroku (measure) określ techniki gromadzenia danych, możliwości realizacji projektu oraz zapewnij strukturę do monitorowania i wdrażania kolejnych udoskonaleń. Po zakończeniu tego etapu otrzymasz plan zbierania danych, który pozwoli Ci określić typ danych i techniki pobierania danych. Po zatwierdzeniu systemu pomiarowego, możesz mieć pewność, że będzie on dokładny i spójny, a zebrane pomiary danych do analizy oraz wstępne wyniki Twoich badań nadadzą właściwy trop usprawnień Twojej organizacji.
Następnie (analyze) zespół skupia się na analizie dostarczonych danych. Poszukuje przyczyn źródłowych zaistniałego problemu. Do analizy przyczyn źródłowych problemu możesz wykorzystać opisaną przeze mnie wcześniej metodę – Diagram Ishikawy. Bardzo ważnym elementem jest identyfikacja wąskich gardeł i ograniczeń w analizowanym procesie oraz ocena ich wpływu na wydajność procesu i jego zdolności do spełnienia wymagań klientów.
W tym miejscu (improve) skup się na opracowaniu możliwych rozwiązań. Postaraj się ocenić, wybrać i zoptymalizować najlepsze z nich. Opracuj mapę strumienia wartości, oszczędność czasu oraz zastanów się w jaki sposób poprawić jakość procesu. Opracowanie i wdrożenie rozwiązania pilotażowego może okazać się bardzo przydatne. Potwierdź osiągnięcie celów projektu z resztą członków zespołu oraz porównaj wyniki z wartościami początkowymi.
Na koniec (control) monitoruj realizację pełnego wdrożenia. Obserwuj interakcję oraz zbieraj dane po dokonaniu zmian, możesz również dokonać dodatkowych ulepszeń w razie potrzeby. Ponadto możesz pokusić się o opracowanie planów kontroli procesu dla właściciela procesu. Następnie zaudytuj wyniki i potwierdź wprowadzone ulepszenia w firmie.
Podsumowując cykl DMAIC jest metodyką optymalizacji procesów, umożliwiającą obiektywne spojrzenie na problem i zrozumienie go, poprzez zastosowanie analizy statystycznej bazującej na faktach. Nowoczesne przedsiębiorstwa kształtują swoje procesy biznesowe tak, aby umożliwiały im dostarczanie produktów i usług zgodnie z oczekiwaniami klienta. Wysiłki podejmowane w ramach cyklu DMAIC skupiają się na ciągłym usprawnieniu procesów w organizacji, w celu zapewnienia całkowitego zaspokojenia wymagań klienta.
A jak sytuacja wygląda w Waszych firmach? Zapraszam do komentowania.
