Flow chart to narzędzie nakierowane na prezentację kolejnych czynności za pomocą schematu blokowego. Służy do graficznego przedstawienia procesu za pomocą figur geometrycznych w celu uzyskania łatwego w odczycie przepływu pracy. Kolejne zadania na diagramie są połączone ze sobą strzałkami zgodnie z kolejnością wykonywanych czynności wynikających z przyjętej kolejności procesu. Flow chart zawiera początek i koniec oraz cechuje go powtarzalność, jasne zasady budowy oraz kontrola poprawności algorytmu.
Schemat blokowy pozwala dostrzec istotne etapy procesu i logiczne zależności między nimi. Zależnie od przedstawianego przepływu stosowane są różne zestawy figur geometrycznych zwanych blokami, których kształty reprezentują umownie rodzaje elementów składowych.
Najczęściej używanym przeze mnie programem do rysowania schematów blokowych jest Visio. Program ten zawiera wiele specjalnych szablonów i kształtów, które można użyć podczas budowania procesu. Jest raczej prosty w obsłudze, a jego nauka, pozwalająca na budowanie flow chartów, zajmuje niewiele czasu. Aby rysować schematy blokowe należy pamiętać o kilku prostych zasadach, oto niektóre z nich:
- Początek/koniec – kształt używany zawsze na początku oraz końcu procesu.
- Proces – kształt przedstawiający kolejny etap procesu.
- Podproces – kształt używany w celu utworzenia podprocesu zdefiniowanego w innym miejscu.
- Dokument – kształt stosowany do oznaczania etapu, którego wynikiem jest dokument.
- Dane – kształt wskazuje na informacje pochodzące z zewnątrz lub na zewnątrz procesu.
- Odwołanie na stronie – wskazuje, że następny etap znajduje się w innym miejscu na rysunku.
- Odwołanie międzystronicowe – kształt pozwalający na utworzenie hiperłączy między dwoma stronami schematu blokowego.
Podstawowe schematy blokowe są łatwe do stworzenia oraz zrozumienia dzięki prostocie i obrazowości kształtów. Zabawa zaczyna się w momencie kiedy mamy do zilustrowania skomplikowane procesy dotykające funkcjonowania całej organizacji. Doświadczenie powoduje, że tworzenie kolejnych procesów przyjdzie nam z coraz większa łatwością. W końcu praktyka czyni mistrza.
A jakich Wy używacie programów do rysowania procesów? Zachęcam do pozostawiania komentarzy.
