Relacje w zespole wirtualnym rozproszonym po różnych częściach kraju, a nawet globu, gdzie kontakt jest możliwy tylko za pomocą narzędzi informatycznych, bywa nie lada wyzwaniem. Niezbędny staje się szybki przepływ informacji i sprawna komunikacja zwrotna. Od kilku miesięcy mam okazję pracować w zespole wirtulanym, powiem Wam szczerze – łatwo nie jest. Nie znaczy to jednak, że jest to nie do zrobienia.
Poniżej kilka wskazówek jak nie dać się zwariować i efektywnie pracować w zespole wirtualnym:
- Poznaj członków zespołu. Zespół poznasz dobrze jedynie regularnie się z nim komunikując. Mówimy tu o komunikacji z każdym osobna i wszyskimi razem. Do dyspozycji masz telefon, komunikator, telekonferencję, email, etc. Dobrze zbudowane relacje, przydadzą się w sytuacjach, w których nagle będziesz potrzebowała pomocy pozostałych członków zespołu.
- Buduj zaufanie. Niestety ten aspekt nie należy do najłatwiejszych. Tutaj główną rolę odgrywa obowiązkowość, dobra organizacja i wywiązywanie się ze swoich obowiązków. Możesz być pewna, że takie podejście na dłuższą metę zaprocentuje i zostaniesz doceniona.
- Poznaj kulturę i zwyczaje. Każdy z nas wie, że przykładowo koledzy i koleżanki z Anglii przywiązują bardzo dużą uwagę do tzw. small talk, niegrzeczne byłoby z naszej strony przejść od razu do rozmowy o biznesie bez zamienienia z nimi kilku słów o przysłowiowej pogodzie.
- Bierz pod uwagę dni wolne od pracy oraz strefę czasową innych członków zespołu. Umawianie spotkania, w którym ma wziąć udział kolega z Indii o godzinie 16 po południu polskiego czasu jest conajmniej nie na miejscu.
- Używaj prostego języka. Mówiąc przykładowo w języku angielskim, staraj się nie używać skomplikowanych zwrotów, słów, przysłowi czy żargonu znanego tylko Tobie. Pamiętaj, że może to wprowadzić do rozmowy sporo nieporozumień, a do projektu chaos.
- Wspomagaj się mapą myśli bądź podobnymi narzędziami usprawniającymi pracę. W natłoku zadań i braku ciągłej dostępności członków zespołu zagubienie się w gąszczu projektowym nie należy do najtrudniejszych. Pozwól sobie pomóc, nie czekaj aż będzie za późno.
- Pogódź się z samotnością. Pracując w zespole wirtualnym samotność to chleb powszedni. Możesz sobie z tym radzić budując relacje z ludźmi, otaczającymi Cię w biurze. Poranna kawa, herbata czy wspólny obiad to dobry sposób na radzenie z samotnością oraz tworzenie sieci kontaktów z pracownikami na miejscu.
- Integruj się. Zawsze kiedy masz ku temu okazję. W sieci znajdziesz sporo pomysłów na przeprowadzenie tego typu działań w otoczeniu wirtualnym. Planując integrację pamiętaj jednak o różnicach kulturowych, nie chcesz przecież odnieść odwrotnego do zamierzonego skutku.
- Pokaż się innym. Narzędzia takie jak Skype, Webex, czy wideokonferencja to tylko niektóre z rozwiązań, które pomogą Ci skrócić dystans i bariery komunikacji wirtualnej.
- Nastaw się pozytywnie. Mam na myśli w szczególności poranne spotkania. Zrób próbę generalną swojego głosu. Zaspany, zachrypnięty, znudzony głos ma małe szanse na porwanie do pracy uczestników spotkania. Warto pamietać i o tym aspekcie.
Praca w zespole wirtualnym jest nie lada wyzwaniem, o czym sprawę zdaje sobie każdy, kto miał okazję pracować na odległość. Mam nadzieję, że powyższe wskazówki pomogą Wam radzić sobie w codzienności świata wirtualnego. Trzymam kciuki za owocną współpracę.
Macie swoje sposoby na radzenie sobie w zespole wirtualnym? Zapraszam do komentowania.
