Jedno jest pewne – zazwyczaj masz więcej pracy niż czasu na jej wykonanie. Co to oznacza? Każdego dnia stajesz przed wyborem jakie zadania zdecydujesz się wykonać i ile czasu na nie poświęcisz. Aby dobrze zarządzać dostępnym czasem, często warto określić stopień ważności wykonywanych zadań. Przeważnie robimy wiele rzeczy, których tak na prawdę nie musimy robić, np. czynności, które lubimy lub takie nad których znaczeniem już się nie zastanwiamy. W rezultacie tracimy mnóstwo czasu, który mogłybyśmy przeznaczyć na wartościowe zadania.
Aby pracować wydajnie, staraj się ograniczać bezwartościowe elementy pracy. Zwróć uwagę przede wszystkim na:
- Zadania nie przynoszące nikomu żadnej korzyści – najzwyczajniej w świecie przestań je wykonywać, nie ma sensu tracić na nie czasu.
- Telefony, emaile, smsy, wiadomości z komunikatorów – nie odpowiadaj na nie od razu, zaplanuj czas w ciągu dnia na odpowiedz. Staraj się unikać ciągłego przerywania pracy.
- Pilne zadania – zaplanuj sobie czas na początku i końcu dnia na zadania typu ad hoc.
- Zadania o niskim priorytecie – nie skupiaj się na nich, przejdź do zadań o wysokim priorytecie.
- Delegowanie zadań – deleguj zadania, w ten sposób zyskasz sporo czasu. Zaufaj innym, że wykonają zadanie tak jak należy.
- Przysługi – naucz się mówić nie, doba ma tylko 24 h.
- Nieproszeni goście – wyjaśnij, że jesteś zajęta i umów się na spotkanie w innym terminie.
- Bezproduktywne spotkania – nie bierz w nich udziału, szkoda Twojego czasu. Zawsze sprawdzaj agendę przed spotkaniem. Jeśli nie ma w niej nic dla Ciebe, po prostu nie idź na nie.
- Krótkie pogawędki przy kawie – kontroluj się, 30 minutowa przerwa na kawę nie jest krótka.
- Podróż – zastąp telekonferencją lub wideokonferencją. Przemieszczanie się zajmuje bardzo dużo czasu. W ten sposób zaoszczędzisz go sporo.
- Złodzieje czasu: facebook, chat, rozmowy o niczym – odetnij się od nich lub ogranicz do minimum.
- Ponadto szukaj usprawnień każdego dnia – myśl, szukaj, zmieniaj. Nastaw się na ciągłe doskonalenie.
Planuj, ustalaj priorytety, realizuj zadania i zamykaj projekty. Pamiętaj, że jesteś nagradzana za ukończoną pracę, nie zaś za ilość rozgrzebanych zadań. Podstawą wysokiej wydajności jest właściwe zarządanie swoim czasem i pracą. Zacznij już dziś. Trzymam kciukasy.
A jak Wy radzicie sobie z eliminowaniem bezwartościowości? Zapraszam do komentowania.
