Kick off meeting może być rozumiany jako spotkanie inaugurujące projekt, spotkanie startowe, czy też spotkanie rozpoczynające pracę nad projektem. Zadaniami spotkania typu Kick off są przede wszystkim: omówienie celu projektu, generowanie nowych pomysłów, uszczegółowienie ról poszczególnych członków zespołu, ustalenie harmonogramu projektu oraz przewidywanie mogących wystąpić wyzwań. Ważnym aspektem takiego inicjującego spotkania projektowego jest ustalenie ram współpracy pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Dzięki czemu wszyscy uczestnicy będą mięli okazję bliżej się poznać i zrozumieć swoje mocne oraz słabe strony.
Spotkanie typu Kick off trwa przeważnie od 1 do 3 dni w zależności od wielkości zespołu oraz złożoności projektu. Kogo warto zaprosić na spotkanie typu Kick off? Na pewno nie powinniśmy zapomnieć o:
- Sponsorze projektu,
- Product Managerze,
- Project Leaderach,
- Project Managerach,
- PMO,
- Projektantach,
- Deweloperach,
- HR,
- Marketingu,
- Specjalistach z branży,
- BOK (biuro obsługi klienta),
- Analitykach.
Jedno jest pewne, należy wybrać ludzi którzy mogą istotnie wpłynąć na projekt oraz jego pozytywne zakończenie. Nigdy nie wiadomo kto może wykryć krytyczną wadę projektu, od której może zależeć jego dalsze być albo nie być.
Jedno jest pewne – pierwsze spotkanie projektowe powinno być mocnym uderzeniem. Jeśli już na początku uda się przekazać zespołowi odpowiednio dużo pozytywnej energii, to możesz być pewna, że jego zapał wystarczy na bardzo długo. Naszym celem jest dobre sprzedanie idei projektu. Osoby, które zostały wybrane do pracy, zazwyczaj posiadają znikomą wiedzę przed pierwszym spotkaniem. Sponsor i kierownik projektu muszą dobrze przygotować takie spotkanie, żeby zjednoczyć sobie zespół. Warto więc opowiedzieć o oczekiwanych korzyściach i nadziejach, jakie wiążą się z realizacją projektu. Koncepcja powinna wzbudzić entuzjazm, a cel projektu powinien zostać dobrze zarysowany, tak aby każdy uczestnik zdał sobie sprawę, dokąd wspólnie zmierzamy.
Sponsor powinien osobiście opowiedzieć o przyczynach uruchomienia projektu. Nikt nie powinien wyjść ze spotkania typu Kick off zadając sobie pytanie co my będziemy właściwie robić. Dużym błędem jest nieobecność wysoko postawionych osób takich jak sponsor czy członek zarządu, bo namaszczenie z góry od razu nadaje wysoki priorytet projektowi. Następnie prowadzący, sponsor, prezes lub kierownik projektu prezentują logiczny ciąg informacji, wykresów, rysunków, przykładów, etc. Wtedy udaje się umieścić projekt w szerszej ramie. Co powinna zawierać prezentacja na Kick Offie? Na pewno nie powinno na niej zabraknąć:
- Celu projektu,
- Misji i wizji,
- Priorytetów firmy,
- Struktury organizacyjnej,
- Oczekiwanych rezultatów,
- Wstępnego harmonogramu pracy,
- Milestonów,
- Potencjalnych ryzyk.
Ponadto dobrze jeśli pojawią się informację na temat:
- Częstotliwości spotkań,
- Numery telefonów i adresy poczty elekrtonicznej poszczególnych członków projektu,
- Link to strony projektu,
- Dane do logowania istotnych narzędzi.
Co więcej Kick off to nierzadko pierwsza okazja poznania ze sobą wszystkich członków zespołu. Jeśli firma jest duża, a ludzie zaproszeni do projektu pracują w różnych biurach, to bardzo możliwe, że mogli się nigdy nie spotkać. Zwłaszcza jeśli są z różnych regionów, czy nawet krajów. Kierownik projektu powinien umożliwić im bliższe zapoznanie się. Warto by każdy opowiedział o sobie kilka słów. Zapewne przyda się również wieczorna integracja już w nieco mniej formalnej atmosferze. Tak czy inaczej dobre wzajemne poznanie się jest podstawą zgrania się zespołu i późniejszej efektywnej wspołpracy podczas trwania projektu.
Jakie są Wasze doświadczenia z Kick offu? Zapraszam do komentowania.
