W dzisiejszych czasach jesteśmy w stałym kontakcie ze światem i już nie wyobrażamy sobie życia bez komunikacji emailowej, komunikatorów czy chatów. W dobie przesytu informacji jakimi jesteśmy zasypywane czasem ciężko okiełznać własnego inboxa. Jeśli tak ja, każdego dnia otrzymujesz setki emaili, z pewnością przyda Ci się dobry sposób na ich zarządzanie. Przekonaj się sama!
Poniżej 8 sprawdzonych porad jak zarządzać skrzynką emailową i nie dać się zwariować:
- Sprawdzaj skrzynkę emailową 2-3 razy w ciągu dnia (zamiast być przyklejona do niej 24 h/dobę).
- Każdą wiadomość czytaj tylko raz. Po przeczytaniu zdecyduj czy odpisać (jeśli zajmie Ci to do 2 min.) czy też dorzucić do listy rzeczy do zrobienia (to do).
- Przeczytaną wiadomość przenieś do odpowiedniego folderu (np. to do/doing/done). Unikaj trzymania wszystkich wiadomości w jednym folderze (inbox).
- Załączniki niezwłocznie zapisuj na dysku, abyś nie musiała tracić czasu na ich ponowne odnalezienie.
- Zrezygnuj ze skrzynki emailowej w telefonie i uwolnij się od bycia non stop online. Odetnij smycz!
- Wypisz się z nesletterów, których nie czytasz, a które tylko zaśmiecają Twoją skrzynkę odbiorczą.
- Zamiast wymieniać wiele wiadomości emailowych (ping-pong) zadzwoń i załatw sprawę od ręki.
- Podczas komunikacji nieformalnej zastąp emaile komunikatorami (np. Slack), aby ułatwić proces komunikacji.
Obecnie efektywne zarządzanie skrzynką emailową to nie lada wyzwanie. Każdego dnia jesteśmy wręcz zalewane tonami emaili. Nie pozwól wejść innym na głowę i określ pewne zasady. Sprawdzaj skrzynkę emailową w określonych odstępach czasowych, zarządzaj efektywnie przychodzącymi emailami, uwolnij się od spamu oraz chwyć za telefon zamiast wymieniać emaile w nieskończoność. Z czasem sama poczujesz, że praca z emailami może być przyjemna. Powodzenia!
A jak wygląda Wasza codzienna praca? Zapraszam do komentowania.
